Meldescheinprozess Digitalisieren

Kerstin SteinbergData & Tech, Digitalisierung & TourismusLeave a Comment

Die aktuelle Diskussion über den Meldeschein in Hotels ist vielseitig. Es reicht von der Sinnhaftigkeit des Prozesses, über das Potenzial des Meldescheinprozesses bis hin zur technischen Optimierung dieses Vorgangs zur Einholung der Einwilligung zur Kommunikation. Xaver, COO von MountLytics sieht hohes Potential im Meldeschein, um die Stammdaten für ein relevantes Beziehungsmanagement zwischen Hotel und Gast einzusetzen.

Mit diesem Artikel fokussieren wir uns auf die technische Umsetzung. 

Die Digitalisierung ist technisch möglich

Es wäre ein Traum, wenn wir den Prozess der handschriftlichen Unterzeichnung des Meldescheins digitalisieren könnten.

Die Wahrheit ist, wir können es. Aus technischer Perspektive gibt es an dieser Stelle keine Limitation. Ganz im Gegenteil die elektronische Abwicklung dieses Prozesses ist bereits technisch vollständig entwickelt.

Allerdings müssen wir der Hotelmeldepflicht für Hotels in Deutschland nachkommen. Der Artikel 45 (1) a) des Schengener Durchführungsübereinkommens besagt, dass der Gast “Meldevordrucke eigenhändig ausfüllen und unterschreiben” muss.

Sind elektronische Lösungen zulässig?

Diese sehr genauer Regulierung bedeutet, dass der Gast physisch den Schreiber in die Hand nehmen und das Papier unterzeichnen muss.

So manche Lösung, die man bereits in Hotels findet, z.B. die Unterschrift auf einem Tablet, genügt den melderechtlichen Anforderungen also nicht.

Für wen gilt die Meldepflicht?

Im Zeitalter der Digitalisierung erscheint einem das als recht rückständig und wer gerne mit Airbnb & Co. reist, fragt sich, wann er diesen Schein eigentlich das Letzte mal gesehen hat. Die besondere Meldepflicht liegt laut dem Bundesmeldegesetz (BMG) in Beherbergungsstätten vor, die der gewerbs- oder geschäftsmäßigen Aufnahme von Personen dient.

Kann man den Prozess vereinfachen?

Sicherlich ist der Prozess aufwendig, kostet Zeit, verursacht einen Haufen an Papier und Lagerplatz – die Meldeformulare müssen vom Tag der Anreise der beherbergten Person an ein Jahr aufbewahrt werden.

Seit 2015 gibt es eine geringfügige Erleichterung. Der Hotelier darf den Meldeschein bereits vorab ausfüllen und dem Gast beim Check-in zur Unterschrift vorlegen.

Damit konnte der Prozess etwas verschlankt werden, der Meldeschein muss allerdings weiterhin eigenhändig mit der Unterschrift versehen werden.

Gesetzeskonform umsetzen

Mit unseren PMS-Partnern, wie Mews können wir den Prozess optimieren, so dass der Gast in einer persönlichen Kommunikation vor Anreise seinen elektronischen “Meldeschein” erhält. Der Gast kann dann vorab bereits seine Daten ausfüllen.

Der Meldeschein enthält grundsätzlich nur Daten wie Datum der Ankunft und Abreise, Familiennamen, Vornamen, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeiten, Anschrift, Zahl der Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit, Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes. Weitere Daten zur Erhebung von kundenspezifischen Merkmalen darüber hinaus, ist durch die Meldepflicht nicht gerechtfertigt.

Beim Check-In kann der Kunde dann den ausgedruckten Meldeschein unterzeichnen.

Fazit Digitalisierung des Meldescheinprozesses

Sicherlich würde die Abschaffung der handschriftlichen Unterzeichnung des Meldescheins den Check-in-Prozess verschlanken. Und mit Sicherheit auch den bürokratischen Aufwand eindämmen.

Nur würde es ebenso auch den Gästekontakt verkürzen oder gar vollständig eliminieren.

Der Gast würde nach dem Eintreffen in das Hotel direkt zum Zimmer durchgehen, mit dem Mobile Device die Zimmertür öffnen und am Tage der Abreise online zahlen und das Haus ungesehen verlassen.

Die Kunst der Digitalisierung liegt auch darin, ungeliebte Prozesse optimal zu steuern und für den Kunden nutzerfreundlich elektronisch umzusetzen.

 

Mehr über das Potenzial, das im Meldeschein liegt. Xaver, COO von MountLytics sieht hohes Potential, die Stammdaten für ein relevantes Beziehungsmanagement zwischen Hotel und Gast verwenden zu können.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.