Das Potenzial des Meldescheins

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Potenzial des Meldescheins

Der Meldeschein als Segen – was wäre wenn …

… der Meldeschein ein komplett digitalisierter Prozess wäre?

Der Buchungsprozess erfasst alle Meldescheinrelevanten Daten, welche mit der Reservierung/Buchung im Property Management System (PMS) gespeichert werden. Durch die Integration des Meldescheins mit dem PMS wird dieser vorausgefüllt. Auf einem Tablet kann der Gast schnell die Daten überprüfen und digital auf dem Tablet unterschreiben.

Der Meldeschein wird digital gespeichert und gemäß den gesetzlichen Fristen automatisch gelöscht. So würde viel Zeit beim Check-in, aber auch bei der Aufbewahrung und Vernichtung der Meldescheine gespart werden.

 

… der Meldeschein so schon maximal vorausgefüllt wäre?

Der Gast bei Ankunft nur noch unterschreiben müsste? Der zeitliche Aufwand für den Gast wäre minimal. Gastgeber und Gast könnten ihre Beziehung ganz anders angehen. Dieser Schritt bedarf, dass unabhängig von dem Buchungskanal, die Meldescheinrelevanten Daten erfasst und übertragen werden.

Das kann durch die Integration des Meldescheins mit den Buchungsdaten aus dem PMS erfolgen. Optimal wäre sicherlich ein Online Check-in, zu dem ein Gast, unabhängig vom Buchungskanal, geleitet werden sollte und der z.B. durch das cloud-basierte PMS und integrierter Internet Booking Engine (IBE) von Mews schon als Teil des Buchungsprozesses angeboten wird.

 

… der Meldeschein DSGVO-konformes Handeln unterstützen würde?

Dies erfordert eine klare Trennung auf dem Meldeschein zwischen den meldepflichtigen Daten und einem Abschnitt zur Erhebung von relevanten Daten zur Pflege der Gastbeziehung, sowie der Einwilligung zur Datenverarbeitung und Kommunikation. Durch eine konsequente Digitalisierung könnten Daten allerdings automatisch übertragen werden.

 

Trotz des Potenzial – was ist die eigentliche Diskussion?

Die eigentliche und von verschiedenen Richtungen immer wieder befeuerte Diskussion fokussiert auf die Ungleichbehandlung des Hotelgewerbes, die der Meldepflicht unterliegen, und den airbnb-Vermietern, die dies nicht sind. Ja, das ist ein Problemfeld welches die Politik regeln und klarstellen muss. Allerdings überdeckt diese Diskussion die viel wichtigeren Diskussionen um die o.g. Potenziale und die Digitalisierung.

 

Denn die unzureichende Digitalisierung dieses Prozesses hemmt das positive Potenzial des Meldescheins. Trotz aller Bürokratie ist das Ausfüllen und Unterschreiben des Meldescheins in der heutigen Zeit oftmals die einzige Chance, die wichtigsten Gastdaten zu erhalten bzw. zu überprüfen und sich die Einwilligung und Einverständniserklärung zur Kommunikation und Datenverarbeitung seitens des Gastes abzuholen – eine DSGVO-konforme Umsetzung vorausgesetzt.

 

Egal welcher Buchungskanal, der Gast landet beim Meldeschein

Die Zahl der Buchungskanäle wird eher weiter wachsen als sinken. Ob über die Hotelwebseite, Online Reiseagenturen (z.B. booking.com) oder Reisebüros – jeder Gast wird spätestens während des Check-in mit dem Meldeschein konfrontiert. Und darin liegt die Chance des Meldescheins. Denn bei Buchungen über booking.com, expedia oder dergleichen erhält das Hotel noch nicht einmal die vollständigen “Stammdaten” (Name, Anschrift, …), geschweige denn die E-Mail-Adresse des Gastes.

Trotz stetig steigender Datenmengen bilden diese Stammdaten die Basis für relevantes Beziehungsmanagement zwischen Hotel und Gast.

 

Fazit

Digitalisierung kann aber muss nicht bedeuten, Teilprozesse 1:1 digital umzusetzen. Vielmehr lohnt es sich, die Prozesse ganzheitlich zu betrachten, um die Hotellerie voranzubringen.

Die Politik muss handeln um Hotels im Vergleich zu Wettbewerbern nicht schlechter zu stellen. Gleichzeitig muss sie eine ganzheitliche Digitalisierung fördern. Dazu gehört die digitale Unterschrift auf dem Meldeschein.

Unabhängig davon können Hotels den Meldescheinprozess heute schon vereinfachen. Wir zeigen wie!

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