Warum ein PMS mit der Zeit gehen muss?

Kerstin SteinbergData & Tech, Digitalisierung & Tourismus, Partner, Product NewsLeave a Comment

Warum ein PMS mit der Zeit gehen muss

Ein Property Management System (PMS) in Hotels hat heute mehr zu leisten als den Check-in und Check-out-Prozess. Sobald ein Gast anreist, muss sich dieser registrieren und am Tag der Abreise wieder abmelden. Das ist der sichtbare Teil für den Gast.

Zunehmend komplexe Prozesse

Im Hintergrund laufen allerdings wesentlich mehr Prozesse ab.

Zum einen laufen im PMS alle Buchungen zusammen, egal ob der Gast per E-Mail, über das Telefon, die hoteleigene Website oder online Buchungsportale reserviert. Zum anderen dient das PMS zum Speichern der Kundendaten. Klassisch speichern PMS die Daten einer Reservierung. Allerdings versteht sich ein PMS nicht als Software, um hochkomplexe Daten zu verarbeiten, die die Merkmale, Interessen und Wünsche der Gäste erfassen.

Herausforderungen an die Technologie

Im Zuge der Digitalisierung sind die Prozesse jedoch wesentlich komplexer geworden. Die Ansprüche an die Technologie im Hotel haben sich stark gewandelt. Zahlreiche manuelle Arbeitsprozesse und nicht-miteinander-verknüpfte Systeme binden Zeit. Zeit, die für die Arbeit mit dem Gast fehlt.

Technologische Lösungen müssen sich an der Digitalisierung orientieren und möglichst viele Prozesse verknüpfen und automatisieren.

Standards und Offenheit sind die Stichwörter

Dies gelingt nur mit Offenheit gegenüber neuen Lösungen und Partnern.

Nicht zuletzt müssen moderne PMS cloud-basiert sein. Die meisten Cloud-basierten Systeme bieten moderne Schnittstellen, um diese einfach und schnell mit weiteren Software-Lösungen zu verbinden. So kann die Verknüpfung eines PMS mit einem Customer Relationship Management-System (CRM) zu einer kraftvollen Zentrale werden. Es wäre das Herzstück für die Merkmalgesteuerte Kommunikation mit dem Gast.

Partnerschaften für nachhaltige Lösungen

Mews Systems und MountLytics realisieren gemeinsam schnell und unkompliziert Lösungen, die die Prozesse in Hotels optimieren. Mews Systems setzt hier starke Zeichen. Der PMS-Provider bietet sein System als zentrale Quelle an, um weitere Systeme anknüpfen zu können. Mews Systems ist hier getrieben von dem eigenen Wunsch, den die Gründer eins hatten, ein „most forward thinking hotel“ in Prag zu eröffnen. Als 2012 die Suche nach einem kompatiblen PMS begann, wurde schnell klar, „die Oracles der Welt“ sind nicht geeignet.

Um die Vision trotzdem umsetzen zu können, entschied man sich frei nach dem Motto „Sometimes, if you want something done right, you’ve got to do it yourself“ für den Bau eines eigenen PMS.

Durch rapide Verknüpfung der Systeme Funktionalitäten komplementieren

Es folgte eine Zeit des Tüftelns, so dass Mews Systems heute standardisierte Prozesse hat, die Daten aus dem PMS bereitstellen kann und jeder Zeit zu anderen Hotelsoftware-Anbietern angeschlossen werden kann.

Wir bieten eine große Anzahl von Integrationen, die alle innerhalb von Minuten aktiviert werden können und sofortige Verbesserungen für den Hotelbetrieb bringen, indem Sie Geld sparen und Umsatz generieren.” betont Matthijs Welle – CEO, Mews Systems.

MountLytics schließt mit weiteren Funktionalitäten, wie Customer Segmentierung, E-Mail-Automationen und Kampagnen-Management den gesamten Zyklus der Gästekommunikation.

Durch die Offenheit der Systeme kann die Zusammenarbeit äußerst rasch erfolgen. Somit werden Kosten nicht künstlich in die Höhe getrieben.

Nach zahlreichen Interviews mit Hoteliers konnten wir feststellen, dass viele Hoteliers das Mindset für Innovationen haben. Allerdings schränken die althergebrachten technischen Lösungen stark ein. Hoteliers möchten die Kommunikation modernisieren, allerdings braucht es viel Zeit eine Lösung zu finden. Mit Mews Systems haben wir einen richtigen Partner gefunden, um Technologie-Lösungen für die Gästebeziehung neu zu denken und vor allem rapide umsetzen zu können.” hält Xaver Wegmann, COO von MountLytics fest.

Das Herzstück für die Kundenbindung

Durch die Verknüpfung der  Funktionalitäten im PMS und CRM, schlägt dieses Synthese beider Systeme wie das Herz eines Hotels. Über die Kundendaten-Aggregation sowie das Anlegen von Triggern im CRM, erhalten Gäste individuelle professionelle Kommunikationen und keine zufällig verteilten Newsletter. Hoteliers erhalten zusätzliche Funktionen, die im PMS nicht angeboten werden.

Ein zentraler Punkt für die Kommunikation mit dem Gast ist nicht nur der Austausch von Kontaktdaten und Daten zur Segmentierung, sondern vor allem auch der Austausch der rechtlichen Informationen. Hat der Gast in die Kommunikation eingewilligt? Liegt ein Double Opt-in vor? An dieser Stelle tauschen sich MEWS und MountLytics über die Schnittstelle aus, bevor der Gast automatisierte E-Mails erhält.

Im Test Lab von MountLytics kann man das Zusammenspiel selbst testen und begutachten. Im virtuellen „YHotel“ kann man Reservierungen platzieren, einchecken und die Customer Journey verfolgen.

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